お問い合わせ直後の接点を逃さない。AIが一次確認し、条件に応じて営業へ。

画像の「0 sec・即応」は自動折り返しのイメージです。発信時間帯などは運用に合わせて設計します。

Web広告からの資料請求にAIが折り返し、投資への関心や年収・金融資産を確認。条件に応じた営業への転送と、後追いリストの整理をご提案しました。

運営：株式会社SEEKAD（Callforce）

ご相談の背景｜月約300件の反響に応えたい

Web広告からの反響営業を行う、投資用不動産の販売会社さまとのご相談です。資料請求などのお問い合わせは月およそ300件。関心を持って問い合わせてくださった方への対応が中心ですが、営業担当者によると、電話がつながるのは半分ほどという状況でした。

今回の対象は、ご自身で広告を見て資料を請求された方です。営業側が一から連絡先を探す工程を経ずに、すでに関心を示している相手と接点を持てます。それでも、問い合わせを受けた時刻と、担当者が電話をかけられる時刻が合わず、最初の会話を始めるところに課題が残っていました。

21時以降のお問い合わせは翌朝の対応になり、日中でも営業担当が全員外出していると、折り返しが3〜4時間後になることがあるというお話でした。関心が高いうちに接点を持ちたい一方で、担当者の予定に左右されてしまいます。

一日あたり約10件の反響に対し、即応する専任者を配置することも簡単ではありません。仕事量と人件費のバランスを取りながら、一次対応の待ち時間を減らす方法が求められていました。

問い合わせを受け付ける窓口は動いていても、営業担当者は外出や別のお客さまへの対応を抱えています。折り返すためだけに人を待機させると、問い合わせのない時間にも人件費がかかります。こうした時間のずれを、短い一次ヒアリングを切り出すことで埋められないかというご相談でした。

お問い合わせを受けた後、AIが折り返し、「投資に興味を持った理由」「年収」「金融資産」の3点を確認する形をご提案しました。まずは確認事項に絞って短時間で会話を終え、次の対応へつなげます。

発信する時間帯や確認項目は、運用に合わせて設計します。時間帯によってAIであることを案内し、聞き取り内容を絞るなど、一次対応の方法を変えることも相談のテーマです。

投資に興味を持った理由は、その後にどのような説明をするかを考える材料になります。年収や金融資産については、あらかじめ決めた条件に照らして、担当者への引き継ぎを判断するために確認します。最初の電話で聞くことを明確にし、相手に長い説明を求めずに、次の会話に必要な情報をそろえる設計です。

事前に決めた条件を満たした方は、営業担当者の携帯電話や営業部の代表番号へ転送する設計です。転送先が対応できる時間帯と、AIによる一次確認の時間帯も合わせて整理します。

その場で転送しなかった方も、録音と文字起こしをもとに後追いの対象を判断できます。一度の接触で終わらせず、次の営業対応に使える情報を残します。

転送する場合は、営業担当者が今から受け取れるかという運用面まで考える必要があります。個人の携帯電話へつなぐのか、営業部の代表番号へつなぐのかによっても、受ける側の体制は変わります。AIが確認する条件と、営業が対応する時間帯を合わせて整理することが、接点を次の提案につなげるポイントです。

どの情報をもとに、どの条件でランクを分けるか。Callforceは個別の業務に合わせて、判断基準から一緒に設計します。個人情報の表示範囲を抑えた運用についても、ご要件を伺いながら検討します。

たとえば、すぐに担当者が話す対象と、録音や文字起こしを確認してから後追いする対象では、その後の業務が異なります。条件ごとの対応を先に整理しておけば、同じ情報を受け取ったときに、誰が次の行動を取るかが分かります。反響対応の速さと、担当者が引き継いだ後の動きの両方を具体化します。

お問い合わせ直後の関心を次の会話につなげるために、折り返しから担当者への引き継ぎまでを一続きの業務として整理するご相談です。