電話に出られない担当者へ、情報を届ける。AIでFAX案内と連絡先を確認。

ご相談の背景｜工務店・リフォーム事業者の会員登録を開拓

BtoB建材通販の販売特約店として、工務店やリフォーム事業者への会員登録開拓を進める会社さまとのご相談です。提案を届けたい社長や現場責任者が、日中は現場に出ていて電話に出にくいことが特徴でした。

電話を受ける事務スタッフの方から担当者へ、どのように情報を届けるかが打ち合わせの中心になりました。

伺ったお話では、職人の方は早朝に家を出て、朝から現場に入り、戻ってから事務処理をすることも多いとのことでした。決裁に関わる社長や現場責任者が動いている時間に電話しても、その方が事務所にいるとは限りません。現場の仕事に合わせて、最初の接点のつくり方を考える必要がありました。

導入検討時の課題｜受付で止まり、担当者まで届かない

日中に電話がつながっても、受付で「間に合っています」と会話が終わり、担当者へ提案が届かないことがあるというお話でした。メリットのある案内でも、届け方を考える必要があります。

先方の業務では、受発注や図面のやり取りにFAXが今も使われています。運営する通販でも、当初は注文の約7割がFAXで、10年かけてネット比率が約8割になったという背景を伺いました。そこで、FAX資料を担当者の机に置いていただくことを、一次架電の着地点として整理しました。

受付の方に長い商品説明をするよりも、担当者が後から読める資料を届ける方が、その会社の働き方に合う可能性があります。今回のご提案では、FAXを受け取っていただくことに加え、担当者へ資料を回していただけるかを確認することで、次の営業につながる接点をつくろうとしています。

ご提案｜資料を届ける合意と担当者情報をAIが確認

AIが確認するのは、FAX資料を担当者へ届けていただけるかという合意と、担当者名・電話番号です。一次架電はそこまでで区切り、担当者の情報が分かった企業へ、人がフォローする形をご提案しました。

打ち合わせでは、6,000件規模の対象へアプローチする想定も検討しました。AIの確認後に情報を整理し、担当者が判明した企業から優先的に連絡する流れです。

この役割分担では、一次架電で会員登録まで進めることを求めず、資料を届ける合意と連絡先の確認に集中します。人が後から電話する際に、誰に案内を届け、どの担当者へ連絡すればよいかが分かることが重要です。受付との短い会話から、担当者へ提案を届けるための情報を集める設計です。

リストの準備｜FAX番号の収集も支援

今回のご相談では、FAX番号を含むリストの収集を代行しました。地域や業種などの条件をもとにしたリスト収集も、Callforceでご相談いただけます。

誰に、どのような案内を届けるかを整理し、リストとトークスクリプトを合わせて準備します。

FAXを使って資料を届ける運用では、電話番号だけでなく、送付先となるFAX番号も必要になります。さらに、電話で確認した担当者名や案内への反応を合わせて整理できれば、担当者が次に連絡するときの判断材料が増えます。収集する情報と、電話で聞き取る情報をつなげて考えることがポイントです。

検証の進め方｜対象・話し方・着地点を確かめる

一次架電を通じて、反応のある対象や案内の仕方を確認します。人がフォローできる情報が集まるかを見ながら、ターゲット、トークスクリプト、一次架電の着地点を調整する方向です。

たとえば、資料を渡していただけるか、担当者名を確認できるか、その後の電話が担当者につながるかでは、確認している工程が異なります。どの段階まで進んだかを見ていくと、対象企業の条件を調整するのか、最初の伝え方を見直すのかを考えやすくなります。複数の仮説を、一次架電と人のフォローを通じて確かめる運用です。