成果が2人に集中する架電を見直す。録音した声で、配送案件の開拓を広げる。

ご相談の背景｜配送需要を、自社の案件につなげたい

軽貨物運送会社さまとの打ち合わせの一部をご紹介します。荷主企業と配達業者をつなぐマッチングサービスも展開されており、荷主企業や大手運送会社への直接のテレアポで、配送案件を開拓されています。

国土交通省によると、2024年度の宅配便取扱個数は50億3,147万個。前年度比で約0.5％増加し、高い水準が続いています。ただし、配送需要が多くても、自社へ案件が入るとは限りません。荷主や元請の運送会社へ連絡し、困っている案件を見つける接点づくりが必要です。

同社では、案件を1件確保することがマッチングサービスにもつながるため、電話による新規開拓に費用をかける判断をされています。現在も月間で数十万円ほどの営業コストを、外注のアポインターにかけて運用されているとのお話でした。

出典：国土交通省「令和6年度 宅配便・メール便取扱実績について」

現在の架電｜最初に聞くことは2つだけ

一次架電で聞くのは「今お困りの案件はありませんか」と「配車のご担当者様はいらっしゃいますか」の2つです。受付突破までは10秒ほど、通話は1分以内に収まるというお話でした。

最初の電話で詳しい商談まで進めるのではなく、配送案件の有無や担当者との接点を確認します。短い会話をどれだけ多くの企業へ届けられるかが、その先の営業機会に関わる運用です。

導入検討時の課題｜成果が2人に集中し、増員に踏み切れない

架電の成果は、慣れている2人のアポインターに集中していました。取れる人は取れる一方で、人員を増やしても同じようには取れない。そのため、外注を増やして架電量を伸ばす判断が難しくなっていました。

さらに「明日、この地域にかけてほしい」というスポットの依頼にも、すぐには対応しきれない状況です。単に人数を増やすだけでなく、成果につながっている話し方をそろえ、必要な地域へ必要なタイミングで架電できる体制が課題でした。

ご提案｜成果を上げている方の声を、AIの一次架電へ

ご提案したのは、最もアポを獲得できている方の声を録音し、AIの一次架電に活用する形です。普段の話し方や案内の言い回しをもとに、全件で共通の音声・会話の流れを使い、担当者ごとの差を小さくすることを目指します。

想定する架電規模は月間4,000〜9,000件です。毎営業日に安定して発信する運用と、地域を絞ったスポットの架電を検討しています。この件数はご提案時の想定であり、導入後に達成した実績ではありません。

AIが担当するのは、受付での対応と案件の有無を確認する工程です。受付を突破し、具体的な会話へ進める相手はクローザーへその場で転送する設計とし、人は配送条件の確認や商談に時間を使います。

音声へのご懸念｜AIだと分かると切られないか

打ち合わせでは「ブルーカラー領域では、AIだと分かった瞬間に電話を切られるのではないか」というご懸念もいただきました。

今回ご提案しているのは、人が録音した音声を使う方式です。成果を上げている方の声を活かし、自然な案内につなげる考え方をご説明しました。実際の架電先の反応を確認しながら、受付への入り方や言い回しを調整していきます。

通話後の活用｜2万件のリストを、次の接点につなげる

通話は全件、録音と文字起こしで残す運用をご提案しています。「ニーズはあるが、今は時期が合わない」という相手は、数か月後の再架電リストへ回すことができます。

保有する約2万件のリストについて、話した内容や相手のタイミングを蓄積していけば、次にどの企業へ連絡するかを判断しやすくなります。一度かけて終わりにせず、会話の記録を次の営業に使える情報として残す設計です。

費用の考え方｜短い通話が多い運用に、秒単位の課金

今回の受付突破を中心とする運用では、秒単位の課金をご案内しています。留守番電話と判定して終了した短い通話も、1分単位で切り上げる方式とは費用の積み上がり方が異なります。

短い通話を多数行う商材では、この違いが月間の費用に関わります。現在の外注費と、AIに任せる一次架電、その後に人が担う商談の役割を整理し、運用全体で採算を確認していきます。

検証の目標｜まずは月10件のアポ増加を目指す

まずは、アポを月10件増やせるかどうか。そこを最初の目標として、ご一緒に運用を検討しています。架電数を増やすだけでなく、配送案件の相談につながったか、その後の商談を人が進められるかを確認していく方針です。

AIコールは、営業活動を支える戦術の一つです。Callforceは、誰に、何を聞き、その後に誰が対応するかまで整理し、営業戦略と合わせて伴走します。御社での活用方法や詳しい運用については、無料相談でお話ししています。