導入準備の事例
「建設会社向け」で一括りにしない。都道府県×工種で組み立てる、入札支援のAI架電
公開日：
よりひと建設会社に入札支援を案内するなら、同じトークでたくさん電話すればいいんでしょうか。
ユウトCallforce編集部そこが今回のポイントです。同じ建設業でも土木・電気・管工事で仕事が違います。地域と工種に合わせて、なぜその会社へ電話したのかが伝わる案内を組み立てます。よりひとアポが取れなかった電話は、そこで終わりですか？ユウトCallforce編集部入札への関心はあるのか、担当できる人が足りないのか。そこまで残せれば、次の提案を考えられます。今回の導入準備で整理した項目を見ていきましょう。建設会社へ新しいサービスを案内するとき、『建設業の皆様にご連絡しています』だけでは、相手の仕事との関係が伝わりにくいことがあります。土木なのか、電気工事なのか、管工事なのか。どの地域で、どのような仕事を増やしたい会社なのか。今回の導入準備では、リストを絞る作業と、電話で話す内容を同時に整理しました。
ご相談いただいたのは、建設会社の公共工事入札に関わる業務を支援する会社様です。相手が入札に関心を持っていても、日々の業務に追われ、担当者を置けずに取り組めていない。そのような会社へ、業務支援の案内を届けたいという背景がありました。
打ち合わせの焦点は、架電開始までの日程を決めるだけではありません。地域と工種に合うリストをどう準備するか、その会社へ電話した理由をどう伝えるか、アポイントが取れなかった反応をどう残すか。運用前に詰めるべき内容を、一つずつ具体化しました。
ご相談の概要
- 対象業務
- 建設会社への公共工事入札支援の案内
- 対象を絞る軸
- 都道府県、工種、法人・建設業許可などの企業条件
- 優先する地域
- 担当者が訪問しやすい地域から整理
- 打ち合わせの段階
- 架電開始に向けたリスト・スクリプト・運用条件の準備
入札したい会社に、担当者がいるとは限らない
先方が捉えていた見込み客の特徴は、公共工事の入札に興味がありながら、実務を行う人を確保できていないことでした。下請け中心の仕事から元請けの仕事へ広げたい、新しい売上の柱をつくりたいという意向があっても、日々の業務に追われて準備が進まない会社です。
そのため、電話で確認したいのは、サービスの説明を聞く時間があるかだけではありません。そもそも入札に関心があるのか、今取り組めていないのはなぜか、業務を担う人がいるのか。相手の状態が分かれば、支援のどこに意味を感じてもらえるかが具体的になります。
過去には、仕事の見積もりなどをきっかけにしたやり取りから、支援に関するオンライン商談へ進むケースがあったと共有されました。ただし、今回の対象へAIで架電して得られた成果ではありません。すでに人とのやり取りで見えている関心を、電話の問いに反映する材料として扱いました。
地域と工種をもとに、案内する理由をつくる
打ち合わせでは、都道府県と工種を組み合わせ、支援する会社を絞って案内したいという構想が示されました。相手の事業に合う支援を案内するため、地域と工種を対象選定の条件としてそろえる考えです。
この方針を電話へ反映するには、相手の地域と工種がリストに入っている必要があります。建設会社という大きな分類のままでは、『この地域のこの仕事を行う会社へ案内している』という具体的な説明ができません。トークを細かくする前に、対象情報をそろえる必要がありました。
電話で説明する内容は、実際に提供できる支援と一致させる必要があります。地域・工種を対象選定と案内内容の両方へ反映すれば、なぜその会社へ連絡したのかを伝えやすくなります。
リストは、会社名が集まれば完成するわけではない
対象企業の候補が見つかっても、電話番号がそろっていなければ架電できません。打ち合わせでは、希望する工種を選び、企業情報を整理し、そのうえで公開されている連絡先を確認するという、複数の工程が必要になることが分かりました。
また、先方からは企業の売上規模や建設業許可といった条件も挙がりました。ただし、一つの条件が分かれば他の条件も満たすとは限りません。たとえば許可の有無だけで売上規模まで確定することはできないため、確認できる情報と、まだ分からない情報を区別して準備する必要があります。
これは電話前の事務作業に見えますが、会話の精度を左右します。地域・工種・連絡先が対応していれば、対象外へ同じ案内をするのを減らせます。リストの取得方法や利用条件を確認しつつ、実際に電話できるデータへ整えることが、スクリプト作成と並ぶ準備事項になりました。
| 準備する情報 | 使う場面 | 注意すること |
|---|---|---|
| 都道府県・工種 | 案内する対象と電話の冒頭をそろえる | 建設業という大分類だけで済ませない |
| 法人・許可などの条件 | 支援対象との適合を確認する | 別の企業条件まで推測で埋めない |
| 電話番号・企業情報 | 対象企業への発信 | 連絡先の対応と利用条件を確認する |
| 訪問・オンラインの対応範囲 | 取得した商談を担当者へ渡す | 担当者が実際に対応できる範囲に合わせる |
訪問できる地域から始め、商談を受ける側まで準備する
今回は、担当者が訪問しやすい地域を優先する方針でした。担当者が直接訪問し、その先の話まで進めやすいという事情があります。他の担当者が加わる場合にはオンライン商談も考えていると共有されました。
架電先を広げる前に、得られた商談へ誰がどう対応するかを決める必要があります。近隣であれば訪問できても、遠方ではオンラインへ切り替えるのか。担当者が増える前に、どの範囲まで日程を受けられるのか。対象リストの広さと、商談を受ける体制をそろえる設計です。
打ち合わせでは、日程調整に使う担当者の情報やカレンダー連携も準備項目に入りました。アポイントが取れた後で担当者を探すのではなく、受け手を先に決めておく。電話の中で案内する日程や商談形式を、現実の営業体制と一致させるためです。
アポイントがなくても、入札への関心や人手不足の反応を残す
今回の会話では、アポイントが取れなかった場合でも、再度話す価値がある相手はどのような会社かを確認しました。そこで挙がったのが、元請けの仕事へ広げたい会社や、入札に興味があっても担当者不足で動けない会社です。
この反応を一律に『アポなし』へまとめると、完全に関心がない会社との違いが見えなくなります。逆に、受付を通過できただけで見込み客と決めてしまうと、担当者が追うべき対象が広がりすぎます。何を話せたら次の連絡の候補になるかを定義することが必要です。
運用を組む際には、入札への関心、現在の課題、担当者の有無など、実際に聞けた内容を残す方法が考えられます。これは成約確度をAIが保証するという意味ではありません。担当者が会話の続きから判断できるよう、反応の違いを整理するための記録です。
スクリプトを固めてから録音し、開始日へ向けて工程をそろえる
オンボーディングでは、まず資料と打ち合わせ内容をもとにトークのたたき台を作り、先方に確認いただく流れを説明しました。その内容に沿って音声を用意し、システムに反映した後、実際の会話を試して調整する順序です。
特に、業種ごとの具体的な案内材料が求められました。どのような公共工事の案件があるのか、相手が質問したときに何を説明できるのか。誇張した成果を言うのではなく、確認できる資料や説明材料を用意しておくことが、説得力のある返答につながります。
開始日を先に置くのは、急いで発信するためだけではありません。対象工種の選定、リスト作成、トーク確認、音声準備、最終調整の依存関係を見えるようにするためです。今回の議事録で確認できるのはこの導入準備までであり、本番稼働後のアポイント率や売上の増加は示していません。
対象となる地域・工種と、商談を受ける担当者を決める
連絡先を整え、具体的な説明材料からトークを作る
確認したトークに沿って音声とシステムを準備する
デモで会話を確かめ、開始前に引き継ぎと記録の条件をそろえる
